Hinweis- und Beschwerdeverfahren der Ricoh Deutschland GmbH und aller ihrer deutschen Tochterunternehmen
(entspricht Verfahrensordnung gem. § 8 LkSG)
Einleitung
Die Ricoh Deutschland GmbH und jedes Unternehmen der Ricoh Gruppe (zusammen Ricoh) verfügt über ein Hinweis- und Beschwerdeverfahren (Whistleblowing).
Die Ricoh Deutschland GmbH und alle ihre deutschen Tochterunternehmen haben in Übereinstimmung mit den Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) und dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) mehrere Kanäle eingerichtet, um mögliche Menschenrechtsverletzungen, Umweltverstöße sowie etwaige Rechtsverstöße anzuzeigen, die durch das Unternehmen, die Schwesterunternehmen oder einen Zulieferer verursacht wurden.
Meldekanäle
Ricoh bietet die Möglichkeit, Hinweise oder Beschwerden über mehrere Kanäle anonym oder vertraulich zu adressieren.
Diese Kanäle stehen allen Personen (interne und/oder externe) offen, die begründete Hinweise oder Beschwerden über unethisches und/oder ungesetzliches Verhalten von Ricoh, deren Beschäftigten und/ oder unmittelbaren oder mittelbaren Zulieferern abgeben möchten.
Darüber hinaus existiert noch die Externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz, die online verfügbar ist.
Alle Mitarbeitenden von Ricoh können zudem Hinweise und Beschwerden jederzeit im direkten Gespräch mit den Vorgesetzten, der Personalabteilung oder über den jeweiligen Betriebsrat, vorbringen. In jedem Fall werden alle als vertraulich bezeichneten Informationen entsprechend den internen Richtlinien vertraulich behandelt.
Folgende Hinweise, Beschwerden oder möglichen Verstöße können u.a. angemeldet werden
■ Verstöße gegen die Einhaltung der Menschenrechte allgemein
■ Diskriminierung aufgrund der Herkunft, der politischen Meinung, religiöser oder weltanschaulicher Überzeugungen oder der Gewerkschaftszugehörigkeit
■ Sexuelle Belästigung/Sexualdelikte
■ Verstöße bezüglich Arbeitssicherheit/Arbeitsschutz/Arbeitszeit
■ Datenschutz/-sicherheit, Privatsphäre
■ Hinweis auf steuerliche Vergehen
■ Diebstahl/Betrug
■ Hinweise auf Korruption
■ Verstöße gegen Verbraucherschutz/Produktsicherheit
■ Gesundheitsschädigung/Körperverletzung
■ Umweltschutzverstöße
■ Vergaberechtliche Verstöße
■ Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
■ Verstöße gegen Geheimhaltung
■ Verstöße gegen die Verkehrssicherheit
■ Hinweise auf Beeinträchtigung der öffentlichen Gesundheit
■ Verstöße bezüglich Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Tiergesundheit und Tierschutz
■ Sonstige Rechtsverstöße
Detailbeschreibung der einzelnen Meldewege
Nachfolgend wird auf die oben genannten Meldewege von der Einreichung des Hinweises oder der Beschwerde bis zum Abschluss näher eingegangen.
Entgegennahme des Hinweises oder der Beschwerde und fortlaufende Kommunikation
Nach Abgabe des Hinweises oder der Beschwerde über das online Formular wird der meldenden Person eine Bestätigung über die erfolgreiche Übermittlung angezeigt. Das gilt sowohl für anonyme wie nicht-anonyme Hinweise oder Beschwerden. Der primäre Kommunikationskanal zwischen der meldenden Person und PwC ist ein sogenannter Hinweisgeber-Briefkasten. Bei Abgabe des Hinweises oder der Beschwerde erhält die meldende Person eine Transaktionsnummer, mithilfe derer eine Anmeldung im Briefkasten möglich ist. Hierüber kann der Bearbeitungsstatus kontrolliert und mit PwC kommuniziert werden.
Falls die meldende Person Kontaktdaten hinterlässt, kann die Kommunikation auch direkt stattfinden.
Bei telefonischer Abgabe, während der Servicezeiten, wird der Hinweis oder die Beschwerde transkribiert, in das PwC Tool eingegeben und die meldende Person erhält die Transaktionsnummer für den Zugang zum Briefkasten übermittelt. Damit ist es der meldenden Person möglich, eine Modifizierung oder Korrektur des Textes durchzuführen oder auch nur eine Bestätigung des Inhalts an PwC zu senden.
Wenn die telefonische Abgabe eines anonymen Hinweises oder einer Beschwerde außerhalb der Servicezeiten stattfindet, erhält die meldende Person keine Transaktionsnummer. Damit ist auch keine Nachverfolgung des Hinweises oder der Beschwerde durch die meldende Person möglich. Hinterlässt die meldende Person Kontaktdaten, kann sie im Nachgang über das weitere Verfahren auf dem Laufenden gehalten werden.
Der nachfolgende Ablauf ist identisch zur Vorgehensweise über das Webformular, unabhängig davon, ob der Hinweis oder die Beschwerde anonym oder nicht anonym abgegeben wurde.
Weitere Fallbearbeitung
Die Bearbeitung der eingehenden Hinweise und Beschwerden erfolgt möglichst umgehend, in jedem Fall innerhalb der ersten Woche nach Eingang.
PwC prüft den Hinweis/ die Beschwerde auf seine Stichhaltigkeit und stellt ihn/sie dann in anonymisierter Form mit einer Handlungsempfehlung in ein Portal ein, auf das ein ausgewählter Personenkreis der Ricoh Deutschland GmbH zugreifen kann. Die Fallkoordination auf Seiten von Ricoh erfolgt durch die hierfür qualifizierten Bereiche Rechtsabteilung (Corporate Legal), Personalabteilung (HR) und TQM & CSR-Office. Je nach Hinweis-/Beschwerdekategorie, können weitere Fachabteilungen zur Aufklärung und Umsetzung von Maßnahmen hinzugezogen werden.
Während der Bearbeitung des Hinweises oder der Beschwerde können Rückfragen entstehen. Ricoh empfiehlt, dass die meldende Person über die PwC Plattform mit der bearbeitenden Abteilung in Kontakt bleibt und für die Beantwortung von Fragen zur Verfügung steht.
Abhilfe- und Vorbeugemaßnahmen
Jeder Hinweis/ jede Beschwerde wird gründlich untersucht. Im Fall eines bestätigen Verstoßes werden Abhilfe- und Vorbeugemaßnahmen definiert und umgesetzt. Der Stand der Umsetzung wird über die koordinierenden Abteilungen Rechtsabteilung (Corporate Legal), Personalabteilung (HR) und TQM & CSR-Office kontrolliert. Spätestens drei Monate nach Bestätigung des Hinweis-/ Beschwerdeeingangs erfolgt eine Rückmeldung an die meldende Person zum Bearbeitungsstand.
Sollte sich ein Verdacht nicht bestätigen, wird die meldende Person ebenfalls informiert.
Das Top Management von Ricoh wird regelmäßig über die Inhalte der Hinweise und Beschwerden informiert, damit auch innerhalb des Konzerns Verbesserungsmaßnahmen sowie vorbeugende Maßnahme definiert werden können.
Meldungen an die Ricoh Group Supplier Hotline werden über das Meldeformular auf folgender Website entgegengenommen.
https://webform.ricoh.com/form/pub/e00140/supplier-hotline-en
Die Abgabe eines anonymen Hinweises oder Beschwerde ist möglich, allerdings besteht in diesem Fall keine Möglichkeit, mit der meldenden Person in Kontakt zu treten. Dies kann dazu führen, dass Sachverhalte nur unzureichend untersucht werden können.
Wenn die meldende Person nicht anonym bleiben möchte, ermöglicht das eine fortwährende Kommunikation zum Sachstand des Verfahrens.
Die über das Formular gesammelten personenbezogenen Daten werden nur an diejenigen weitergegeben, die dies wissen müssen, um den Sachverhalt bestätigen und weitere Untersuchung durchführen zu können. Ricoh wird die Informationen nur zur Beantwortung von Anfragen und für die erforderlichen Zwecke im laufenden Verfahren verwenden. Die übermittelten personenbezogenen Daten werden unter angemessenen Sicherheitsmaßnahmen und vertraulich behandelt, so dass der meldenden Person durch die Ermittlungen kein Nachteil entstehen kann. Ricoh wird die Informationen nicht ohne Zustimmung an Dritte weitergeben.
Verantwortlich für die über das Webformular eingereichten personenbezogenen Daten ist der General Manager im Risk Management & Legal Department der Ricoh Company, LTD..
E-Mail: ZJP_supplier_hotline_gyomu@jp.ricoh.com
Die meldende Person erhält nach Betätigung des Buttons „Bestätigen“ eine Bestätigung über den Eingang der Beschwerde oder des Hinweises in Form einer Nachricht auf derselben Online-Seite.
Wenn die Beschwerde oder der Hinweis zu einer Untersuchung führt, koordiniert die Abteilung für Risikomanagement und Recht von Ricoh die Untersuchung unter Einbeziehung der betreffenden Abteilung.
Die meldende Person wird über den Sachstand des Verfahrens auf dem Laufenden gehalten, sofern die Kontaktdaten übermittelt wurden.
Das Ricoh Group Whistleblowing System ist über eine Ricoh intern benannte Webseite erreichbar. Hinweise, die über dieses System eingehen, können nicht anonym abgegeben werden. Es steht allen Ricoh Mitarbeitenden weltweit zur Verfügung.
Die Mitarbeitenden können ihre Hinweise und Beschwerden in ihrer eigenen Landessprache verfassen.
Meldungen über das Global Whistleblowing Verfahren werden vom Audit & Supervisory Board Office der Ricoh Company Limited entgegengenommen, das in Zusammenarbeit mit der jeweils zuständigen Rechtsabteilung in der Region sowie unter Einbeziehung der betroffenen Abteilung die weitere Untersuchung durchführen wird. Einzelheiten der Untersuchung werden nicht mit dem Management von Ricoh geteilt, wenn dieses in einen gemeldeten Fall selbst als involviert gilt.
Jede Person oder Organisation kann eine Beschwerde über die Website des Bundesamts für Justiz abgeben. Dabei handelt es sich um eine Seite, die vom Bundesamt für Justiz verwaltet wird.
Weitere Hinweise
Abgegebene Hinweise oder Beschwerden werden im Rahmen gesetzlicher Bestimmungen vertraulich behandelt. Dies gilt insbesondere für personenbezogene Daten. Die Identität der meldenden Person wird gewahrt und intern nur im erforderlichen Rahmen verwendet.
Personen, die vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Hinweise geben unterliegen nicht dem Hinweisgeberschutz. Eine wissentliche Falschmeldung kann eine Rechtsverletzung darstellen und wird entsprechend verfolgt werden.